Niedawno w rozmowie z koleżanką z pracy, stwierdziłam półżartem pół serio, że praca projektowa to 70% komunikacji, 20% dokumentowania, 10% innych aktywności. Czy tak właściwie jest? I po co liderowi komunikacja?
Zarządzanie to dziedzina splatająca ze sobą wiele umiejętności. Są to między innymi:
- zarządzanie samym sobą;
- wspieranie zespołu;
- organizowanie;
- realizowanie strategii;
- prowadzić spotkania;
- dbać o relacje i powiązania.
Na te wszystkie umiejętności zaś wpływają postawa lidera i jego etyka, a także… komunikacja. To właśnie ta ostatnia sprawia, że nawet jeśli poszczególne umiejętności lidera są na wysokim poziomie, to niskie zdolności komunikacyjne sprawiają, że ocena współpracowników będzie znacznie niższa.
Na co wpływa komunikacja?
Ważne, żebyśmy ustalili, czym jest komunikacja. To wymiana informacji oraz komunikatów na różnych poziomach organizacji i w różnych konfiguracjach podległości służbowej. Sednem komunikacji jest przekazywanie informacji. Mowa tutaj nie tylko o raportowaniu, statusowaniu z zespołem i z szefami. To również informacje w procesach rekrutacyjnych.
Komunikacja to również ustalanie sensu. Mamy różne rozumienia słów, różne skale ocen. Dla jednego opóźnienie będzie znaczyło minutę po umówionym terminie, dla kogoś innego – dwa dni później. Podobnie z oceną ryzyka – każdy z nas prawdopodobieństwo i szanse występowania oceni inaczej. Dlatego zadaniem lidera jest ustalić, czy rozumiemy te same komunikaty tak samo, czy mamy podobne punkty odniesienia, np. ten sam zestaw informacji do podjęcia decyzji.
Inną rolą komunikacji jest budowanie relacji. Relacje w zespole są bardzo istotne, bo dzięki podstawom relacji – zaufaniu, bezpieczeństwie, akceptacji wkładu – pracownicy mogą powierzać liderowi wątpliwości, pomysły, rozwiązania wykraczające poza utarte ścieżki, ale również porażki, smutki, trudności. Budowa relacji powoduje też podniesienie autorytetu (lub jego obniżenie, w zależności od naszych kompetencji komunikacyjnych).
Komunikacja to również narzędzie korygujące. Chociaż słowo korygujące może nie jest najwłaściwsze, to jednak może dzięki informacji zwrotnej praca zespołu może być skierowana na inne tory.
Po co jeszcze liderowi komunikacja? Chociaż to nie jest oczywiste na pierwszy rzut oka, komunikacja ma również funkcję stanowiącą, działającą. Awansowanie kogoś na kierownika odbywa się poprzez komunikację, zakończenie prac nad projektem nie kończy się z wykreśleniem ostatniego zadania, ale faktycznie wtedy, kiedy będzie to zakomunikowane.
Graf pochodzi z książki: G. Lindemann & V. Heim, „Konstruktywna komunikacja w biznesie”, Poznań 2017, s. 18.
A jeśli chcesz popracować nad swoimi umiejętnościami komunikacyjnymi zapisz się na mój newsletter, gdzie co dwa tygodnie dostaniesz kluczowe wskazówki z zakresu porozumiewania się.
